Email: gli errori da evitare quando si inviano comunicazioni via Web.

Quanti di voi inviano e ricevono email quotidianamente?
Da anni ormai utilizziamo la controparte elettronica della posta tradizionale per comunicare più rapidamente utilizzando il Web.
Le email fanno parte della nostra quotidianità, e per questo diamo per scontato di saperle utilizzare nel modo giusto, quando in realtà molti di noi non sanno inviare un messaggio di posta elettronica.
A volte scriviamo testi troppo lunghi o troppo corti o scegliamo il momento sbagliato per recapitare la nostra comunicazione.

Quali sono, quindi gli errori da evitare quando vogliamo mandare un’email?

1- Inviare messaggi solo per necessità.
In qualunque tipo di rapporto è buona norma inviare email, non solo in caso abbiate bisogno di qualcosa dal vostro destinatario, ma anche per informare delle novità che vi riguardano (è il caso di una newsletter inviata da un’azienda ai suoi clienti) o per congratularsi di un lavoro ben riuscito (è più insolito, ma a volte capita di complimentarsi con i propri concorrenti per un qualche progetto riuscito particolarmente bene).

2- Abusare della prima persona
Io, io, io… una buona email focalizza l’attenzione sul destinatario, su quello che gli piacerebbe leggere e sentirsi dire.
A nessuno piace ascoltare i monologhi di altri: cercate di coinvolgere il vostro lettore.

3- Scegliere il momento sbagliato per l’invio
Programmare le spedizioni è una delle tecniche più efficaci, ma meno utilizzate per chi invia più messaggi in un intervallo di tempo più o meno lungo.
Se per esempio avete intenzione di utilizzare l’email marketing per fidelizzare clienti o acquisirne di nuovi questo è un dettaglio da non trascurare.
In generale il momento migliore per inviare i vostri messaggi è alla mattina; cercate poi di essere costanti con le comunicazioni, in modo da abituare i vostri lettori a ricevere notizie con un ritmo ben preciso.

4- Non selezionare i destinatari
Se avete intenzione di inviare la vostra email a un certo numero di persone, fate attenzione a non coinvolgere utenti a cui non interessano i vostri contenuti: una campagna di email marketing sarà certamente più efficace se scegliete di rivolgervi a un pubblico di nicchia, evitando di finire nella cartella spam di chi non intende seguirvi.

5- Non inviare aggiornamenti o comunicazioni urgenti
Inviare messaggi sull’avanzamento di un progetto o su problematiche che lo riguardano è conveniente sia per voi, che per i clienti che si sono affidati alla vostra azienda: in questo modo potrete concentrarvi meglio sul lavoro, tranquillizzando l’utenza che eviterà di contattarvi continuamente per ricevere notizie.

6- Scrivere poemi
Se un’email è troppo lunga, difficilmente viene letta fino in fondo.
L’ideale è prediligere un linguaggio semplice e diretto in modo da favorire comunicazioni scorrevoli e prive di ambiguità.

Mettete in pratica questi semplici suggerimenti e vedrete che ottenere quello che desiderate sarà più semplice. Provare per credere!